Du kennst das: Du starrst seit fünf Minuten auf eine leere Email. Der Kunde hat sich beschwert. Du weißt, was du sagen willst. Aber irgendwie klingt jeder Satz falsch — zu forsch, zu unterwürfig, zu irgendwas.
Also öffnest du ChatGPT, tippst "Schreib mir eine professionelle Antwort auf diese Beschwerde", kopierst die Antwort des Kunden rein, wartest, liest das Ergebnis — und löschst es sofort wieder. Weil es klingt, als hätte ein Kundenservice-Bot aus 2019 es geschrieben.
Das Problem ist nicht die KI. Das Problem ist, wie die meisten Leute KI beim Email-Schreiben einsetzen.
Wann KI wirklich hilft — und wann nicht
KI ist kein Ghostwriter. Wenn du sie als einen behandelst, bekommst du generische Texte, die nach nichts klingen. Und das merken die Empfänger. Jeder hat mittlerweile ein Gespür dafür entwickelt, wann eine Email "zu perfekt" formuliert ist.
Wo KI tatsächlich stark ist:
Aus einem Entwurf etwas Brauchbares machen. Du tippst in drei Stichpunkten, was du sagen willst. KI macht einen zusammenhängenden Text daraus. Deine Gedanken, bessere Formulierung.
Ton anpassen. Du hast eine Email geschrieben, aber sie klingt zu locker für den Anlass. Oder zu steif. KI kann den Ton justieren, ohne den Inhalt zu verändern.
Fremdsprachen. Du schreibst auf Englisch, bist dir aber bei manchen Formulierungen unsicher. KI schleift die Kanten ab, ohne deine Aussage zu verbiegen.
Lange Emails kürzen. Du hast drei Absätze geschrieben, wo einer reicht. KI hilft dir, auf den Punkt zu kommen.
Wo KI nicht hilft: Wenn du selbst nicht weißt, was du eigentlich sagen willst. Kein Tool der Welt kann dir abnehmen, deine Gedanken zu sortieren. Das musst du vorher tun.
Die häufigsten Fehler
Fehler 1: Alles an die KI abgeben. Du gibst einen vagen Betreff ein — "Schreib eine Email an meinen Chef wegen nächster Woche" — und hoffst auf ein Wunder. Was du bekommst, ist austauschbar und klingt nach jedem und niemandem.
Fehler 2: Das Ergebnis nicht bearbeiten. KI liefert einen Entwurf. Einen Entwurf. Nicht die fertige Email. Wenn du einfach auf Senden drückst, hast du gerade eine Email geschickt, die nicht nach dir klingt. Das fällt auf.
Fehler 3: Den falschen Kontext geben. "Mach das professioneller" ist keine hilfreiche Anweisung. "Mach den Ton freundlich-verbindlich, aber bestimmt — ich muss eine Deadline durchsetzen" ist eine.
Fehler 4: KI für die falsche Art von Email nutzen. Eine Kondolenz-Email? Eine persönliche Entschuldigung? Ein sensibler Konflikt? Das sind Emails, die von dir kommen müssen. Wirklich von dir.
So behältst du deine eigene Stimme
Der wichtigste Grundsatz: Schreib immer zuerst selbst. Auch wenn es nur Stichpunkte sind. Auch wenn der Entwurf holprig klingt. Wenn du mit deinen eigenen Worten startest, bleibt deine Stimme im Text — auch nachdem die KI drübergegangen ist.
Ein Beispiel. Du willst einem Kunden absagen, weil du gerade keine Kapazitäten hast. Dein erster Entwurf:
Hey Thomas, danke für die Anfrage. Klingt spannend, aber ich bin gerade komplett ausgelastet und könnte das Projekt nicht mit der Qualität umsetzen, die es verdient. Können wir im April nochmal sprechen?
Nicht schlecht. Aber du bist unsicher, ob der Ton stimmt. Also lässt du die KI den Text überarbeiten — mit der Anweisung "professioneller, aber warm":
Hallo Thomas, vielen Dank für deine Anfrage — das Projekt klingt wirklich interessant. Aktuell bin ich leider ausgelastet und möchte das Projekt nicht mit halber Kraft angehen. Wäre es in Ordnung, wenn wir Anfang April nochmal darüber sprechen?
Gleicher Inhalt. Dein Ton. Etwas geschliffener. So soll es sein.
Das eigentliche Problem: der Medienbruch
Jetzt mal ehrlich: Wie viele Leute kopieren ihre Emails tatsächlich nach ChatGPT, lassen sie umschreiben und kopieren sie zurück? Im Alltag macht das fast niemand. Nicht weil es nicht hilft — sondern weil es zu umständlich ist.
Du schreibst eine Email in Outlook. Um KI zu nutzen, musst du:
- Den Text markieren und kopieren
- Zum Browser wechseln
- ChatGPT öffnen
- Die Anweisung formulieren und den Text einfügen
- Warten
- Das Ergebnis lesen, kopieren
- Zurück zum Email-Client
- Einfügen, den alten Text löschen
Acht Schritte. Für eine Formulierungshilfe.
Kein Wunder, dass die meisten Leute es einfach lassen und die Email so abschicken, wie sie ist. Oder fünf Minuten lang selbst an einer Formulierung feilen, die sie in drei Sekunden hätten haben können.
Das ist der Grund, warum wir Schriftly gebaut haben. Eine Desktop-App für Windows und macOS, die in jeder Anwendung funktioniert — Gmail im Browser, Outlook, Apple Mail, Slack, wo auch immer du schreibst.
Du markierst deinen Text, drückst Option+P (Mac) oder Strg+Shift+P (Windows), und bekommst sofort eine überarbeitete Version. Kein Tab-Wechsel. Kein Copy-Paste. Kein Warten auf eine Chat-Antwort.
Das klingt nach einem kleinen Unterschied. Aber genau dieser Unterschied entscheidet darüber, ob du KI tatsächlich im Alltag nutzt — oder nur in der Theorie gut findest.
Praktische Tipps für bessere KI-Emails
Hier ein paar Dinge, die im Alltag funktionieren:
Stichpunkte zuerst. Wenn du nicht weißt, wie du anfangen sollst, schreib drei Bullet Points mit dem, was du sagen willst. Lass die KI daraus eine Email machen.
Immer gegenlesen. Nimm dir zehn Sekunden, um das Ergebnis zu überfliegen. Würdest du das so sagen? Wenn nicht, pass es an.
Nutze KI für die langweiligen Emails. Die Terminbestätigung, die Abwesenheitsnotiz, die kurze "Danke für die Info"-Nachricht — dafür ist KI perfekt. Spar deine Energie für die Emails, die wirklich zählen.
Halte deine Anweisungen konkret. Statt "Mach das besser" lieber "Kürze das auf die Hälfte und mach den Ton direkter". Je präziser du bist, desto besser das Ergebnis.
Vergiss die Betreffzeile nicht. Eine gute Betreffzeile entscheidet, ob deine Email gelesen wird. Auch hier kann KI helfen — besonders wenn dir nichts Gutes einfällt.
Die Kurzfassung
KI macht dich nicht zu einem besseren Schreiber. Aber sie macht das Schreiben schneller und reibungsloser — wenn du sie richtig einsetzt.
Schreib selbst, lass KI schleifen. Nicht andersherum.
Und sorg dafür, dass KI da ist, wo du sie brauchst: direkt in der App, in der du gerade schreibst. Nicht drei Tab-Wechsel entfernt.